Nachschlagen · Daten

Die Datenampel

Eine Frage vor jedem Einfügen: Welche Farbe hat das? Drei Stufen, die jede und jeder im Team ohne Juristerei anwenden kann.

Die Ampel ersetzt keine Datenschutzprüfung. Sie sorgt dafür, dass im Alltag die richtigen Fragen gestellt werden – bevor etwas in ein KI-Werkzeug kopiert wird.

Öffentliches

Was ohnehin öffentlich ist oder sein dürfte und niemanden erkennbar macht.

Zum Beispiel: Kursausschreibungen von der Website, Programmheft, Leitbild, öffentliche Förderrichtlinien, Pressetexte, eigene Texte ohne Bezug zu Personen.

→ darf in jedes Tool. Auch hier gilt: Ergebnis prüfen, bevor es verwendet wird.

Internes ohne Personenbezug

Was nicht nach außen gehört, aber keine Person betrifft.

Zum Beispiel: Konzepte, Qualitätshandbuch, Kalkulationen, Entwürfe von Förderanträgen, interne Abläufe, Protokolle ohne Namen und ohne Personalthemen.

→ nur in freigegebene Tools. Das heißt: Es gibt einen Vertrag (Auftragsverarbeitung), Eingaben werden nicht zum Training verwendet, und der Speicherort ist bekannt.

Personen & Sensibles

Alles, womit eine Person erkennbar wird – direkt oder über Umwege.

Zum Beispiel: Teilnehmendenlisten, Anwesenheiten, Noten und Prüfungsergebnisse, AMS-Daten, Beratungsgespräche, Gesundheitsangaben, Personal- und Bewerbungsunterlagen, Fotos von Menschen, Mailverläufe mit Namen.

→ nie in frei zugängliche Tools. Sonst nur, wenn Ihr Haus es für genau diesen Zweck freigegeben hat: mit Vertrag, Rechtsgrundlage und – bei sensiblen Daten – Folgenabschätzung.

Der Schnelltest

Drei Fragen, in dieser Reihenfolge. Die erste, bei der Sie „ja“ sagen, gibt die Farbe:

Könnte jemand, der uns kennt, daraus eine Person erkennen? → rot
Wäre es unangenehm, wenn es morgen in der Zeitung stünde? → gelb
Steht es so oder so ähnlich auf unserer Website? → grün

Im Zweifel gilt die strengere Farbe.

Die sechs Fallen

1 · „Ohne Namen“ heißt nicht anonym. „Feedback Kurs Mittwoch, 8 Personen“ – in einer kleinen Gruppe ist jede Person erkennbar. Auch Daten, bei denen Namen durch Kürzel ersetzt wurden, bleiben personenbezogen, solange sich die Zuordnung herstellen lässt (EDSA-Leitlinien 01/2025 zur Pseudonymisierung).

2 · Screenshots und Fotos. Im Hintergrund stehen Namen in der Seitenleiste, Mailadressen, Gesichter. Vor dem Hochladen zuschneiden.

3 · Mailverläufe. Signaturen und zitierte frühere Mails enthalten mehr Personen als die eine Frage, um die es geht.

4 · Aufnahmen und Transkripte. Besprechungen aufzeichnen und zusammenfassen lassen braucht die Zustimmung aller. Beratungsgespräche sind immer rot.

5 · Erzählende Freitexte. „Die Teilnehmerin mit den drei Kindern aus dem Abendkurs“ – Geschichten machen Menschen erkennbar, auch ohne Namen.

6 · Zugriff statt Einfügen. Wenn eine KI selbst auf Postfach oder Laufwerk zugreift (Connectors, Agenten), entscheidet nicht mehr das Einfügen, sondern die Berechtigung. Vorher aufräumen, wer was sehen darf – sonst findet die KI, was niemand finden sollte.

Und wenn es rot ist?

Oft lässt sich die Aufgabe trotzdem mit KI lösen – nur anders:

Struktur statt Inhalt: Die KI baut die Vorlage, Tabelle oder Gliederung. Die echten Daten tragen Sie selbst ein.
Zahlen statt Einzelfälle: „9 von 12 würden den Kurs weiterempfehlen“ statt der Freitexte.
Erfundene Beispiele: Lassen Sie die KI an einem ausgedachten Fall arbeiten und übertragen Sie das Ergebnis.
Platzhalter wie [Teilnehmerin A] helfen – machen Daten aber nicht automatisch anonym. Prüfen Sie, ob der Rest eine Person verrät.
Freigegebenes Tool: Wenn Ihr Haus ein Werkzeug mit Vertrag für genau diesen Zweck freigegeben hat, gelten dessen Regeln.

Üben: Welche Farbe?

Anwesenheitsliste eines AMS-Kurses

rot Namen, oft Sozialversicherungsnummern, dazu der Bezug zum AMS.

Kursausschreibung von unserer Website

grün Öffentlich, betrifft niemanden persönlich.

Protokoll der Teamsitzung, ohne Namen

gelb Intern – solange keine Personalthemen drinstehen. Sonst rot.

Feedback „Kurs Mittwoch, 8 Personen“, ohne Namen

rot Kleine Gruppe, Tag und Kurs sind bekannt: Wer dabei war, ist erkennbar.

Qualitätshandbuch

gelb Internes Wissen ohne Personenbezug.

Bewerbung einer Trainerin

rot Personaldaten. Dazu: KI bei Personalauswahl gilt im AI Act als Hochrisiko (Anhang III).

Leitbild des Hauses

grün Steht meist ohnehin auf der Website.

Zahlen: „Kursauslastung 2025 nach Bereichen“

gelb Intern, aber ohne Personen. Bei sehr kleinen Bereichen prüfen, ob Rückschlüsse möglich sind.

Die Karte zum Ausdrucken

DIN A6 – passt neben jeden Bildschirm. Drucken Sie sie für Ihr ganzes Team.

DATENAMPEL Welche Farbe hat das?

GRÜNÖffentliches – Website, Programm, Leitbild.
Jedes Tool.

GELBInternes ohne Personen – Konzepte, Handbuch.
Nur freigegebene Tools mit Vertrag.

ROTPersonen & Sensibles – Teilnehmende, AMS, Gesundheit, Personal.
Nie in frei zugängliche Tools.

Namen weglassen macht nicht anonym. Im Zweifel: die strengere Farbe.

Orientierung, keine Rechtsberatung · mitmachen.arminfradler.at

Rechtlicher Hintergrund

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare Person (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
Besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO).
Auftragsverarbeitung: Wer personenbezogene Daten an einen Dienst gibt, braucht einen Vertrag mit ihm (Art. 28 DSGVO).
Datenschutz-Folgenabschätzung bei voraussichtlich hohem Risiko (Art. 35 DSGVO).
Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, solange eine Zuordnung möglich ist (EDSA-Leitlinien 01/2025).

Alle Links unter Quellen & Begriffe. Stand Oktober 2026. Orientierung, keine Rechtsberatung – im Zweifel Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten fragen.