Nachschlagen · Werkzeuge

Tool-Landkarte

Stand 8. Oktober 2026

Die meisten Organisationen haben schon ein KI-Werkzeug mit Vertrag im Haus – ohne es zu wissen. Der erste Schritt ist darum selten „ein neues Tool kaufen“, sondern meist: das vorhandene mit Dienstkonto nutzen und private Gratis-Konten ablösen.

Preise und Funktionen ändern sich monatlich. Prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuellen Angaben des Anbieters. Keine bezahlten Empfehlungen, keine Partnerlinks.

Überall dasselbe Muster

Die drei Stufen aus dem Workshop finden Sie bei jedem Anbieter wieder – nur mit anderen Namen:

Stufe	Microsoft	Google	OpenAI · Anthropic
Prompt ein Satz	Copilot Chat	Gemini-App	Chat
Kontext ein Schreibtisch	Copilot Notebooks	NotebookLM	Projekte
Harness ein Büro	Skills in SharePoint, Agents	Gems, Agenten	Projekte mit Anweisungen, Skills, Agenten

1 · Was Sie wahrscheinlich schon haben

Microsoft 365

Copilot Chat

Ohne Aufpreis in berechtigten Microsoft-365-Business- und Enterprise-Abos.
Mit dem Dienstkonto angemeldet gilt der Schutz Ihrer Microsoft-Umgebung, Eingaben werden nicht zum Training verwendet. Copilot Chat fällt unter die EU Data Boundary – mit Ausnahmen, die Microsoft dokumentiert (etwa bei hoher Auslastung). Für rote Daten trotzdem nicht ohne Prüfung.
Notebooks (Kontext aus eigenen Dateien) sind seit Juni 2026 auch ohne Copilot-Lizenz verfügbar.
Agents lassen sich bauen, ihre Nutzung wird nach Verbrauch abgerechnet. Legen Sie fest, wer Agents erstellen darf.
Skills: Teams können in SharePoint Arbeitsanleitungen als SKILL.md ablegen – derselbe offene Standard wie in den Modulen hier.

Google

Google Workspace for Nonprofits

Gemini-App, Gems und NotebookLM sind enthalten. Gemini direkt in Gmail und Docs gibt es mit dem rabattierten Business-Standard-Tarif.
Laut Google werden Daten aus Workspace-Konten nicht ohne Zustimmung zum Training verwendet.
Ob Ihr Verein teilnahmeberechtigt ist, prüfen Sie beim Anbieter.

2 · Wenn mehr gebraucht wird: Lizenzen

Angebot	Preis	Datenstandort	Einordnung
Microsoft 365 Copilot Business	18,20 € pro Person und Monat (Aktion 15,60 € bis Ende 2026), Gemeinnützige günstiger	EU Data Boundary, mit den Ausnahmen oben	Greift auf Mails, Dateien und Teams zu. Vorher Berechtigungen aufräumen – sonst findet Copilot, was niemand finden sollte.
ChatGPT Business	pro Person	keine Garantie für Verarbeitung in der EU	Kein Training mit Ihren Daten. Für Gelb geeignet, für Rot nicht.
ChatGPT Enterprise / Edu	auf Anfrage	Speicherung und Verarbeitung in der EU wählbar	Für größere Häuser.
Claude Team / Enterprise	pro Person	keine EU-Datenresidenz in claude.ai; EU-Verarbeitung über Cloud-Plattformen (AWS, Google)	Stark bei Texten und Agenten. Datenstandort bewusst entscheiden.

3 · Europäische Plattformen

Sie bündeln mehrere Modelle unter einem Vertrag mit Hosting in der EU. Für kleine Häuser ohne Microsoft 365 ist ein Guthaben-Modell oft günstiger als Lizenzen pro Person.

Anbieter	Modell	Preis (laut Drittquellen)	Hinweis
Langdock (Berlin)	pro Person	ca. 25 € pro Person und Monat	Hosting in der EU, Nutzungslimits beachten.
nele.ai (Deutschland)	Guthaben für die ganze Organisation	ab ca. 10 € pro Monat	Server in Deutschland. Je Modell prüfen, wo es läuft.
Le Chat (Mistral, Frankreich)	pro Person	Pro ca. 15 $, Team ca. 25 $	Europäischer Modellanbieter.

4 · Spezialwerkzeuge

Übersetzen: DeepL im Pro-Tarif (mit Auftragsverarbeitungsvertrag).
Transkription und Protokolle: nur mit Zustimmung aller. Beratungsgespräche sind rot.
Bilder und Video: Realistische KI-Bilder von Menschen müssen gekennzeichnet werden (Art. 50 AI Act).
Lokal betriebene Modelle: technisch möglich, auch für sensible Daten. Brauchen IT-Kompetenz und ersetzen keine rechtliche Prüfung.

5 · Nicht für die Arbeit: private Gratis-Konten

Eingaben können zum Training verwendet werden, und es gibt keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Regel: private Konten höchstens für Grünes. Das ist die Schatten-KI, die abgelöst werden soll – nicht durch ein Verbot, sondern durch ein besseres Angebot.

Empfehlung nach Größe

Größe	Ein guter Start
bis 10 Personen keine eigene IT	Mit Microsoft 365: Copilot Chat mit Dienstkonto für Grün und Gelb. Ohne: eine europäische Plattform mit Guthaben-Modell. Private Konten ablösen.
10 bis 50	Freigabeliste mit zwei, drei Tools – etwa Copilot Chat für alle, dazu eine EU-Plattform oder ChatGPT Business, DeepL Pro. Eine Ansprechperson benennen.
über 50	Copilot Chat für alle, Lizenzen gezielt für Vielnutzende. Vorher Berechtigungen aufräumen, Regeln für Agents, Betriebsrat einbinden. Bei sensiblen Daten Enterprise-Angebote mit Verarbeitung in der EU.

Das beste Tool ist das, das schon im Vertrag ist – und für das es Regeln gibt.

Copilot ist nicht immer das stärkste Modell, aber oft der sicherste Start. Wichtiger als das Werkzeug ist der eigene Ordner mit Anweisungen, Wissen und Skills: Er funktioniert mit jedem gängigen Werkzeug (Modul Wissen).

Quellen: Microsoft Support und Microsoft Learn (Copilot Chat, Datenschutz, SharePoint-Skills), Google for Nonprofits, OpenAI Help Center (Data Residency), Anbieterseiten und Vergleichsportale für Preise. Alle Links unter Quellen. Orientierung, keine Rechtsberatung.